A vállalkozások számára a költségek csökkentése kulcsfontosságú a versenyképesség és a hosszú távú nyereségesség érdekében. Az egyik leginkább hatékony megoldás lehet a bérszámfejtés kiszervezése, amely nemcsak anyagi megtakarítást eredményezhet, hanem időt és erőforrásokat is felszabadíthat. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan járulhat hozzá a bérszámfejtés kiszervezése a vállalkozás költségeinek csökkentéséhez.
Mit foglal magában a bérszámfejtés kiszervezése?
Bérszámfejtés
-
Munkaviszonyból és egyéb, foglalkoztatási jogviszonyból származó jövedelmek
elszámolása a Megbízott által használt programban, jelenléti ívek,
megállapodások, megbízási szerződések, illetve teljesítés igazolások
alapján.
-
Mindennemű kifizetési jogcím hatályos törvényeknek megfelelő módon történő
elszámolása, utalási listák átadása a Megbízó számára
- Esetleges kedvezmények érvényesítése
Jövedelemből, munkabérekből történő levonások érvényesítése
- Törvényes levonások kezelése, nyilvántartása
- Bírói és egyéb letiltások, levonások érvényesítése
Kifizetési jegyzék elektronikus úton történő előállítása és megküldése papír
alapon is a Megbízó felé
Munkavállalók be- és kiléptetése
-
Be- és kijelentés, T1041-es (illetőleg annak tartalma szerint mindenkor
megfelelő) nyomtatvány elektronikus úton történő előállítása és megküldése
Megbízó számára
-
Kilépő dokumentumok előkészítése: Igazolás a munkaviszony megszüntetéséről /
SZJA adatlap / Igazoló lap a befizetett járulékokról / Igazoló lap a
munkanélküli járadék megállapításához / Adatlap a bírósági végzéssel
meghatározott tartási kötelezettségekről
Bevallási listák készítése
-
Havi adó- és járulék bevallás elkészítése (’08) és megküldése Megbízó
számára
- Vállalati bérösszesítő csatolása a bevallásokhoz
Havi, folyamatos feladatok
- Bérszámfejtéshez szükséges adatok felvitele a számfejő programba
- Munkavállalók be- és kijelentésének elkészítése
- Beérkező jelenléti ívek feldolgozása, felvitele a számfejtő programba
- Havi bérszámfejtés, számfejtés helyességének ellenőrzése
- Kilépő munkavállalók igazolásainak elkészítése
-
Havi adó- és járulékbevallás (x08) elkészítése és megküldése Megbízó számára
Minden más egyedi díjszabás alapján, a létszám függvényében.
1. Csökkentett Belső Közvetlen Költségek
A bérszámfejtés belső lebonyolítása jelentős erőforrásokat igényel:
- Szoftver- és hardverköltségek: A bérszámfejtő rendszerek licencdíjai, frissítései és karbantartása jelentős kiadásokkal járhatnak.
- Szakemberek bére: Egy dedikált bérszámfejtő vagy HR-szakember alkalmazása fix költség, amely elkerülhető a kiszervezéssel.
- Képzések és tréningek: A folyamatos szabályváltozások miatt a belső munkatársak rendszeres továbbképzése szükséges.
Ezeket a költségeket a kiszervezés révén jelentősen csökkentheti a vállalkozás, hiszen a külső szolgáltató már rendelkezik a szükséges infrastruktúrával és szakértelemmel.
2. Hatékonyabb Munkaerő-felhasználás
A bérszámfejtés gyakran időigényes folyamat, amely elvonja a HR vagy pénzügyi osztály figyelmét a stratégiai feladatokról. Kiszervezéssel:
- A belső csapatok olyan tevékenységekre koncentrálhatnak, amelyek közvetlenül növelik a vállalat értékét (pl. ügyfélkapcsolatok, növekedési stratégiák).
- Csökken a túlóra vagy a kiegészítő munkaerő igénye, ami további költségmegtakarítást eredményez.
3. Kiszámíthatóbb Költségstruktúra
A külső bérszámfejtő szolgáltatók általában fix havi díjjal vagy egyértelműen meghatározott díjszabással dolgoznak. Ez előnyösebb lehet, mint a belső költségek ingadozása (pl. váratlan szoftverfrissítések, pótlólagos képzések). A vállalkozás így pontosabban tervezhet és csökkentheti a rejtett költségeket.
4. Jogszabályi Kockázatok Csökkentése
A bérszámfejtés során előforduló hibák (pl. adó- vagy járulékszámítási tévedések) költséges bírságokhoz vezethetnek. Egy professzionális kiszervezett szolgáltató:
- Naprakész a jogszabályi változásokkal kapcsolatban.
- Csökkenti a jogi kockázatot és a vele járó pénzügyi terheket.
- Biztosítékot nyújt a pontosságra, ami hosszú távon megtakarítást jelent.
5. Skálahatékonyság
A kiszervezett bérszámfejtés rugalmasabbá teszi a vállalatot:
- Növekedés vagy leépítés esetén nem kell a belső csapatot folyamatosan átstrukturálni.
- Idényjellegű ingadozások (pl. ideiglenes munkaerő-felvétel) kezelése költséghatékonyabb lesz.
6. Technológiai Előnyök
A külső szolgáltatók általában modern, felhőalapú bérszámfejtő rendszereket használnak, amelyek:
- Automatizálják a repetitív feladatokat (pl. adóbevallások, nyomtatványok generálása).
- Integrálódnak más vállalati rendszerekkel (pl. HRM, könyvelés), ami további hatékonyságnövelést eredményez.
Mikor Érdemes Kiszervezni a Bérszámfejtést?
- Kis és közepes vállalkozások (KKV-k): Akiknek nincs elegendő forrása saját HR vagy pénzügyi osztály fenntartására.
- Gyorsan növekvő cégek: Ahol a bérszámfejtés igénye gyorsan változik.
- Több telephelyes vállalkozások: Ahol a központosított megoldás hatékonyabb.
Összegzés
A bérszámfejtés kiszervezése nemcsak költségcsökkentési lehetőség, hanem stratégiai döntés is, amely hozzájárul a vállalkozás hatékonyságának növeléséhez. A külső szolgáltatók szakértelme, a technológiai előnyök és a kiszámíthatóbb költségstruktúra révén a vállalkozások erőforrásait fontosabb területekre irányíthatják. A döntés előtt azonban érdemes részletes költség-haszon elemzést végezni, és megbízható partnert választani.
Ha szeretné megtudni, hogy a vállalkozása mennyit takaríthat meg a bérszámfejtés kiszervezésével, kérjen egyéni ajánlatot szakértőinktől!
2025-04-11
