A külföldi kiküldetések a mai globalizált üzleti világban mindennaposak. Akár egy vállalkozó, akár egy alkalmazott utazik külföldre, a hivatalos utazások során felmerülő költségek elszámolása és a napidíjak szabályos kezelése kiemelten fontos. Ez nemcsak a költségek megtérítését biztosítja, hanem a jogszabályoknak való megfelelést is. Az alábbi cikkben összefoglaljuk, mit kell tudni a külföldi napidíjról, költségelszámolásról és a nyilvántartásról.
1. Mi a külföldi napidíj?
- A napidíj a külföldi kiküldetés során felmerülő étkezési és egyéb kisebb kiadások fedezetére szolgáló, átalányjellegű juttatás.
- Nem kell minden apró kiadást számlával igazolni, a napidíj előre meghatározott összegben jár.
- A mértékét a munkáltató állapítja meg, de figyelembe kell venni a hatályos jogszabályokat (például Magyarországon a Szja törvényt és a kormányrendeleteket).
- Bizonyos összegig adómentes (például a hivatalos kiküldetésre tekintettel fizetett napidíj 30%-a, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő összeg).
2. Költségelszámolás külföldi kiküldetésnél
A külföldi kiküldetés költségei tipikusan a következők lehetnek:
- Utazási költség (repülőjegy, vonatjegy, üzemanyag, taxi stb.).
- Szállásköltség (szállodai számla, Airbnb stb.).
- Részvételi díjak, regisztrációs költségek (konferenciák, szakmai rendezvények).
- Napidíj (a fent említett átalány).
- Egyéb költségek (pl. helyi közlekedés, parkolás, útdíj).
Mire kell figyelni?
- A költségeket számlával, bizonylattal kell igazolni.
- A külföldi számláknál célszerű a fordítást és a valutakonverziót is mellékelni, hogy a könyvelés egyértelmű legyen.
- A napidíjat nem szükséges számlával alátámasztani, de a kiküldetési rendelvényben és nyilvántartásban fel kell tüntetni.
3. Nyilvántartási kötelezettségek
A szabályos elszámoláshoz elengedhetetlen a megfelelő dokumentáció. A legfontosabb nyilvántartási elemek:
- Kiküldetési rendelvény: Ez tartalmazza az utazás időtartamát, célját, helyét és a kiküldött személy adatait.
- Útnyilvántartás vagy menetlevél: Saját gépjármű használata esetén kötelező.
- Számlák, nyugták, jegyek: Minden költséget igazoló dokumentumot gyűjteni kell.
- Valutaváltás bizonylatai: Ha a költségek készpénzben, devizában merülnek fel, szükséges a váltás igazolása.
- Elszámolási ív: A kiküldetés végén a munkavállaló elszámolást készít, amelyben tételesen felsorolja a költségeket, és mellékeli a bizonylatokat.
4. Gyakori hibák a külföldi napidíj és költségek elszámolásánál
- A kiküldetési rendelvény hiánya.
- A számlák nem a cég nevére szólnak.
- A napidíj teljes összegének adómentesként kezelése (holott csak bizonyos része az).
- Valutában felmerült költségek hibás árfolyamon történő könyvelése.
- Szállásköltség és napidíj együttes duplikált elszámolása (pl. reggelit tartalmazó szállásszámla mellett teljes napidíj).
5. Összegzés
A külföldi napidíj és a költségelszámolás szabályos kezelése nemcsak adózási szempontból fontos, hanem a vállalat pénzügyi átláthatóságát is biztosítja. A jól vezetett nyilvántartás megkönnyíti az ellenőrzéseket és csökkenti az adókockázatot. Érdemes belső szabályzatot is készíteni a kiküldetésekhez, amely pontosan rögzíti a napidíj mértékét, az elszámolási határidőket és a dokumentációs kötelezettségeket.
2025-10-07
